Stel je als werkgever auto’s ter beschikking aan je werknemers? Dan is het belangrijk om alle rechten en plichten van een werknemer rondom deze auto zwart-op-wit te zetten. Dat doe je in een autoregeling. Hierin staan hele specifieke afspraken over de zakelijke lease- of koopauto, van afspraken over het gebruik tot financiële regelingen. Ook staat er bijvoorbeeld in vastgelegd wat voor auto de werknemer mag kiezen, of er een eigen bijdrage betaald moet worden en wat er met de auto gebeurt als de werknemer uit dienst gaat.

Met een autoregeling behoud je als werkgever het overzicht, houd je grip op kosten en risico’s en kun je het gebruikersgedrag van je werknemers positief beïnvloeden. Werknemers weten dankzij de autoregeling precies waar ze aan toe zijn als het aankomt op hun leaseauto. Ben je een werkgever en van plan om een autoregeling op te stellen voor jouw bedrijf? Dan zijn er een aantal zaken waar je rekening mee moet houden. Dit zijn zaken die regelmatig tot discussies leiden en die dus nauwkeurig en in goed overleg moeten worden vastgelegd.

Budgetten

Een belangrijk onderwerp binnen de autoregeling is het budget dat gekoppeld is aan de leaseauto. Er kan op dit gebied een hoop worden afgesproken, maar in de praktijk blijkt een maximumbudget het best te werken en de minste discussies op te leveren. Het maximumbudget is in dit geval gebaseerd op het maandelijkse leasetarief (inclusief brandstof) en gaat uit van een vast aantal kilometers en een vaste looptijd. Het is tevens aan te raden om diverse normbedragen op basis van verschillende functies binnen het bedrijf vast te stellen. Dat schept duidelijkheid. Blijf als werkgever in ieder geval transparant over de budgetten en normbedragen en maak enkel uitzonderingen als hier zeer goed onderbouwde argumenten voor zijn. Maak je een uitzondering? Compenseer dan middels eigen bijdrage. Zo blijft dit onderdeel van de autoregeling voor werkgever én werknemer acceptabel en uitvoerbaar.

Afspraken over privégebruik

Ook erg belangrijk binnen de autoregeling: de afspraak rondom het privégebruik van de zakelijke leaseauto. Wanneer hier geen duidelijke afspraken over gemaakt zijn, kan hier flink veel discussie over ontstaan. Je kunt hier van alles over afspreken. Zo kan de werkgever een vaste eigen bijdrage voor privégebruik betalen, kan een normoverschrijding bij privégebruik gehanteerd worden of

kan er een maximum aantal privékilometers worden afgesproken. Dit laatste is bijvoorbeeld mogelijk middels gps-rittenregistratie. Belangrijk is in ieder geval om over allerlei mogelijke situaties rondom privégebruik na te denken en afspraken te maken. Want stel dat je gekozen hebt voor een eigen bijdrage, wat doe je hier dan mee als de werknemer vertrekt? Of als een werknemer promotie maakt naar een hogere leasevorm? Voorkom onduidelijkheid en discussie en zet het zwart-op-wit in de autoregeling.

Schades en eigen risico

Het kan natuurlijk altijd gebeuren dat een werknemer schade rijdt aan zijn of haar leaseauto. Dat kan zowel onder werktijd als in privétijd. Wordt er schade gereden onder werktijd? Dan mag er geen eigen risico doorberekend worden. Gebeurt dit in privétijd, dan kun je ervoor kiezen om dit door te belasten op het eigen risico. Dit moet echter wel vaststaan in de autoregeling. Je kunt hier ook weer bepaalde afspraken over maken. Een voorbeeld is dat je in de autoregeling kunt vaststellen dat pas vanaf de derde schade (per jaar) eigen risico doorbelast wordt. Andere zaken waar je rekening mee moet houden, zijn:

  • Hoe hoog is het eigen risico precies?
  • Hoeveel niet-verhaalbare schades per jaar zijn acceptabel?
  • Wat zijn de uitsluitingen? Denk aan roekeloos rijden of rijden onder invloed.

Wat gebeurt er met de leaseauto als de functie van de werknemer wijzigt?

Een leaseauto kan worden gekoppeld aan een persoon of aan een functie. Als de functie van de werknemer wijzigt, dan moet duidelijk zijn wat er met de leaseauto gebeurt. Mag deze mee worden genomen naar de nieuwe functie of blijft deze aan de oude functie gekoppeld? Als de functiewijziging vrijwillig is, bijvoorbeeld omdat de werknemer vrijwillig op de nieuwe functie heeft gesolliciteerd, dan kunnen er tijdens de onderhandeling al afspraken over de leaseauto worden gemaakt. Was de wijziging niet vrijwillig, dan kan er een overgangsregeling worden opgesteld.

Wat gebeurt er met de leaseauto als de werknemer vertrekt?

Het kan gebeuren dat een werknemer uit dienst treedt vóórdat het leasecontract is afgelopen. Wat gebeurt er dan met de leaseauto en het leasecontract? Ook hierover moet je als werkgever duidelijke afspraken vaststellen in de autoregeling. Het komt regelmatig voor dat werknemers wordt gevraagd om een leasecontract uit te dienen van medewerkers die voortijdig zijn vertrokken. In dit geval is het altijd belangrijk om een duidelijke termijn hierover af te spreken, rekening te houden met de hoogte van de bijtelling en de privégebruiksmogelijkheden van de werknemer in acht te houden. Een werknemer met een groot gezin kan bijvoorbeeld niets met een klein autootje.

Autoregeling 2022

In 2022 worden er wat wijzigingen doorgevoerd die van invloed zijn op zakelijke rijders, die belangrijk zijn om mee te nemen in je autoregeling. Een voorbeeld van een wijziging die van belang is voor je autoregeling is de vermindering van het bijtellingsvoordeel voor elektrische auto’s. Voor elektrische auto’s die in 2021 zijn gekocht, geldt een bijtelling van 12% tot het drempelbedrag van 40.000 euro. Boven het drempelbedrag geldt een bijtelling van 22%. Voor een elektrische auto in 2022 moet een bijtelling van 16% worden betaald. Ook het grensbedrag waarvoor dit bijtellingsvoordeel geldt wijzigt: dit daalt naar € 35.000,-. Voor alles wat hierboven zit geldt een bijtelling van 22%.

Vind je het prettig om hulp te krijgen bij het opstellen van de autoregeling voor jouw bedrijf? Of heb je al een opzet van een autoregeling gemaakt, maar wil je graag dat een specialist het document checkt? Bij Fleets helpen we je graag. Neem contact met ons op en maak een afspraak.